Wewnętrzna Procedura
zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych Match-Trade Technologies Sp. z o.o.

Data ostatniej modyfikacji: Grudzień 17, 2024
Historia zmian:
Grudzień 17, 2024 – zmiana procedury wersja (2.0)
Sierpień 14, 2024 – przyjęcie procedury wersja (1.0)
Wersja: 2.0

Definicje:

  1. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
  2. Działanie następcze – działanie podjęte przez M-TT w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania Naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach Procedury;
  3. Informacja o Naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w M-TT, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, bądź utrzymuje lub utrzymywał kontakt w Kontekście związanym z pracą, lub informacja dotyczącą próby ukrycia takiego Naruszenia prawa;
  4. Informacja zwrotna – przekazana Sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów takich działań;
  5. M-TT – Match-Trade Technologies sp. z o.o.;
  6. Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
    1) korupcji;
    2) zamówień publicznych;
    3) usług, produktów i rynków finansowych;
    4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
    5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    6) bezpieczeństwa transportu;
    7) ochrony środowiska;
    8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
    10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    11) zdrowia publicznego;
    12) ochrony konsumentów;
    13) ochrony prywatności i danych osobowych;
    14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16 oraz
    18) naruszenie wewnętrznych regulaminów, polityk i procedur M-TT przekazanych Sygnaliście w związku z nawiązywaniem lub wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w lub na rzecz M-TT, które zostały ustawione przez M-TT na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nim zgodne;
  7. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w lub na rzecz M-TT lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych;
  8. Organ publiczny – naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania Działań następczych w dziedzinach wskazanych w definicji Naruszenia prawa pkt 1-17;
  9. Osoba, której dotyczy Zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa, jest powiązana;
  10. Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w Kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
  11. Osoba powiązana z Sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;
  12. Procedura – niniejsza wewnętrzna procedura zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
  13. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
  14. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w Kontekście związanym z pracą, w tym:
    1) pracownik;
    2) pracownik tymczasowy;
    3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
    4) przedsiębiorca;
    5) prokurent;
    6) akcjonariusz lub wspólnik;
    7) członek organu osoby prawnej M-TT;
    8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
    9) stażysta;
    10) wolontariusz;
    11) praktykant;
    12) osoba wskazana w pkt 1-11 w przypadku Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego informacji o Naruszeniu prawa uzyskanej w Kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w M-TT lub na rzecz tego podmiotu lub już po ich ustaniu. Mówiąc o Sygnaliście, rozumie się przez to osobę każdej płci.
  15. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o Naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
  16. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
  17. Zgłoszenie – przekazanie M-TT informacji o Naruszeniu prawa, tj. zgłoszenie wewnętrzne.

Paragraf 1

  1. Procedura ma na celu wdrożenie przepisów Ustawy. W zakresie nieuregulowanym postanowienia Ustawy stosuje się.
  2. Procedury nie stosuje się do:
    a. Naruszeń prawa w zakresie:
    I. zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, do których nie stosuje się tej ustawy;
    II. umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa;
    III. innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz
    b. do informacji objętych:
    I. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
    II. tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
    III. tajemnicą narady sędziowskiej;
    IV. postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Paragraf 2

  1. Sygnalista ma prawo do informowania o Naruszeniach prawa przekazując M-TT Zgłoszenie zgodnie z wymogami określonymi w Procedurze.
  2. Zgłoszenie powinno zostać przesłane za pośrednictwem specjalnego, niezależnego i bezpiecznego kanału komunikacji pisemnej, którym jest adres e-mail:
    a. w stosunku do wszystkich osób (z wyłączeniem poniższej sprawy) – zgłoszeniaHR@match-trade.com;
    b. w odniesieniu do członka(ów) Działu HR – legal@match-trade.com.

Paragraf 3

  1. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu w M-TT mogą być dopuszczone wyłącznie bezstronne osoby, posiadające pisemne upoważnienie M-TT (dalej „Osoby(a) upoważnione(a)”). Wzór pisemnego upoważnienia stanowi Załącznik nr 1 do Procedury.
  2. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania Działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Osoby upoważnione są zobowiązane w szczególności do ograniczenia kręgu osób informowanych o fakcie dokonania Zgłoszenia oraz kręgu osób wspierających lub zaangażowanych Działania następcze w przypadku braku uzasadnionej potrzeby.
  3. Osobami upoważnionymi są:
    a. w stosunku do wszystkich osób (z wyłączeniem poniższej sprawy) – Dyrektor Działu HR;
    b. w odniesieniu do członka(ów) Działu HR – Dyrektor Działu Prawnego i Compliance.
  4. W przypadku nieobecności:
    a. Dyrektora Działu HR, Osobą upoważnioną jest Menedżer HR;
    b. Dyrektora Działu Prawnego i Compliance, Osobą upoważnioną jest Starszy Specjalista ds. Prawnych i Compliance.
  5. Osoby wskazane w ust. 4 mogą być zastępowane przez inne Upoważnione osoby będące pracownikami Działu HR i Działu Prawnego i Compliance pod warunkiem spełniania warunków, o którym mowa w ust. 1 i ust. 2.
  6. W razie wątpliwości co do bezstronności osób wskazanych w niniejszym paragrafie, o Osobie upoważnionej w sprawie konkretnego Zgłoszenia rozstrzyga Dyrektor Działu Prawnego i Compliance.

Paragraf 4

  1. M-TT nie dopuszcza anonimowych Zgłoszeń i nie podejmuje Działań następczych w rezultacie otrzymania tego typu Zgłoszeń od Sygnalisty.
  2. Zgłoszenie odnoszące się do spraw osobistych, np. dotyczących przekonań politycznych, wyznania, preferencji seksualnych lub noszące znamiona pomówienia, zostanie niezwłocznie usunięte i uznane za naruszające standardy etyczne przez Sygnalistę.

Paragraf 5

  1. Sygnalista powinien zawrzeć w Zgłoszeniu:
    a. dane osobowe niezbędne do identyfikacji tej osoby tj. imię, nazwisko, stanowisko;
    b. informacje o adresie poczty elektronicznej do kontaktu, zwanym dalej „Adresem do kontaktu”;
    c. przedmiot Naruszenia prawa, tj. jakie obowiązujące przepisy prawa, regulaminy wewnętrzne, procedury lub polityki zostały naruszone i w jakim zakresie;
    d. dane osobowe Osoby, której dotyczy Zgłoszenie niezbędne do identyfikacji tej osoby tj. imię, nazwisko, stanowisko oraz służbowy adres email.
  2. Brak zawarcia wszystkich wymaganych informacji wskazanych w ust. 1 w Zgłoszeniu nie uniemożliwia jego przyjęcia.
  3. W celu podjęcia Działań następczych, Zgłoszenie powinno zawierać jak najwięcej faktów uwiarygodniających jego przedmiot. Sygnalista powinien mieć świadomość, że zgłoszenia i zawiadomienia dokonywane niezwłocznie po powzięciu informacji o nieprawidłowościach przez Sygnalistę ułatwią i przyspieszą rzetelne ich rozpatrzenie.

Paragraf 6

  1. W razie braku zawarcia przez Sygnalistę w Zgłoszeniu Adresu do kontaktu, adres email, z którego dokonane jest zgłoszenie uznany jest za Adres do kontaktu.
  2. Obowiązkiem Osób upoważnionych jest potwierdzenie Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania elektronicznie na Adres do kontaktu.

Paragraf 7

  1. Osoby upoważnione mają obowiązek podjęcia Działań następczych z zachowaniem należytej staranności. W szczególności Osoby upoważnione rozpatrujące Zgłoszenie powinny podjąć wszelkie kroki, aby je szczegółowo przeanalizować i zweryfikować.
  2. Podejmowanie Działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje może odbywać się, na wniosek albo za zgodą Sygnalisty, w formie bezpośredniego spotkania z Sygnalistą, o czym jest on informowany w potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia.
  3. Przeprowadzenie każdego spotkania z Sygnalistą w ramach Działań następczych jest dokumentowane przez Osobę upoważnioną, w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny jego przebieg, sporządzonego zgodnie z wzorem, który stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.
  4. Sygnalista dokonuje sprawdzenia, w razie potrzeby, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy.

Paragraf 8

  1. Działania następcze powinny zostać podjęte przez Osoby upoważnione niezwłocznie.
  2. W ramach Działań następczych w przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia należy podjąć niezbędne działania w celu usunięcia Naruszeń prawa oraz, w razie potrzeby, przejęcia odpowiedzialności wobec Osoby, której Zgłoszenie dotyczy.
  3. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej, nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia.
  4. Informacja zwrotna jest przekazywana Sygnaliście przez Osobę upoważnioną elektronicznie na Adres do kontaktu.

Paragraf 9

  1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o Naruszeniu prawa.
  2. W M-TT obowiązuje zakaz podejmowania Działań odwetowych oraz prób lub gróźb zastosowania takich działań.
  3. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe, polegające w szczególności na:
    a. odmowie nawiązania stosunku pracy;
    b. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
    c. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
    d. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
    e. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
    f. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
    g. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
    h. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
    i. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
    j. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
    k. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
    l. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
    m. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
    n. mobbingu;
    o. dyskryminacji;
    p. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
    q. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
    r. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
    s. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
    t. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
    u. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
  4. Za Działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 3.
  5. Na M-TT jako pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest Działaniem odwetowym.

Paragraf 10

  1. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, przepis §9 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
  2. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy Działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania Działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
    a. wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
    b. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Paragraf 11

Umowa z Sygnalistą może zostać rozwiązana z inicjatywy M-TT, w szczególności w drodze jednostronnej czynności prawnej, wyłącznie za zgodą Członka lub Członków Zarządu po wnikliwej analizie przesłanek rozwiązania umowy w zakresie zaistnienia okoliczności wskazanych w § 10, chyba że powyższa umowa zostanie rozwiązana za porozumieniem stron, lub oświadczenie M-TT o rozwiązaniu umowy zostało doręczone Sygnaliście przed złożeniem Zgłoszenia w ramach Procedury, lub dokonane Zgłoszenie jest oczywiście bezzasadne.

Paragraf 12

  1. Środki ochrony wskazane w Ustawie przysługują:
    a. Sygnaliście, wobec którego dopuszczono się Działań odwetowych. Ma on prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
    b. Osobie, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę. Ma ona prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego.
  2. Dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem informacji nie objętych Procedurą, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że Zgłoszenie lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia Naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.
  3. Przepisy §9-10 oraz niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do:
    a. osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia;
    b. osoby powiązanej z Sygnalistą;
    c. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej, w tym M-TT jeśli jest jednostką organizacyjną zatrudniającą Sygnalistę.
  4. Szczegółowe uregulowanie środków wskazanych w §9-10 oraz niniejszym paragrafie oraz innych środków ochrony określa Rozdział 2 Ustawy.

Paragraf 13

  1. Dane osobowe osób wskazanych w Procedurze są przetwarzane zgodnie z informacjami zawartymi w Polityce prywatności związanej Wewnętrzną Procedurą zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania Działań następczych, która stanowi Załącznik nr 3 do Procedury.
  2. Okresy retencji danych osobowych określa polityka retencji danych M-TT, która w szczególności stanowi, iż M-TT usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania.
  3. M-TT po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego Działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  4. M-TT gwarantuje, że Procedura oraz związane z przyjmowaniem Zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
  5. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
  6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez M-TT przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  7. Wszystkie dane osobowe związane z przyjętymi Zgłoszeniami i przechowywane do celów statystycznych powinny być zanonimizowane.

Paragraf 14

  1. Osoby upoważnione powinny niezwłocznie dopełnić obowiązku informacyjnego w stosunku do osoby wymienionej w Zgłoszeniu (np. świadka wskazanego w Zgłoszeniu, osoby innej niż Sygnalista i innej niż osoba, której dotyczy Zgłoszenie) zgodnie z art. 14 RODO.
  2. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w §9 ust. 1 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
  3. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w w §9 ust. 1 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

Paragraf 15

  1. M-TT prowadzi rejestr Zgłoszeń (zwany dalej „Rejestrem zgłoszeń wewnętrznych”), który stanowi Załącznik nr 4 do Procedury.
  2. Osoba upoważniona dokonuje wpisu do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych na podstawie Zgłoszenia.
  3. M-TT jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
  4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Wymogu tego nie stosuje się, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Paragraf 16

  1. Dział HR przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji.
  2. M-TT może stosować system zachęt do korzystania z Procedury w przypadku gdy Naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej M-TT w postaci np. szkoleń czy komunikatów.
  3. Dyrektor Działu HR jest odpowiedzialny za adekwatność i skuteczność Procedury.

Paragraf 17

  1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia do M-TT przewidzianego w niniejszej Procedurze.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich (zwanego dalej „RPO”) lub organ publiczny i rozpatrywane zgodnie z Ustawą.
  3. Sygnalista może zgłosić zgłoszenie zewnętrzne do RPO poprzez:
    a. dedykowany formularz na stronie internetowej Zespołu ds. Sygnalistów powołanego przez RPO;
    b. konsultację z pracownikiem Zespołu ds. Sygnalistów powołanego przez RPO;
    c. pocztą tradycyjną;
    d. infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.
  4. Ze szczegółową procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez RPO można zapoznać się na oficjalnej stronie internetowej RPO.
  5. Ze szczegółową procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez organ publiczny można się zapoznać na oficjalnej stronie internetowej właściwego organu publicznego.
  6. Zgłoszenie zewnętrzne kierowane do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej opisane zostały na oficjalnych stronach internetowych Unii Europejskiej i można je złożyć w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.
  7. Zgłoszenie zewnętrzne z pominięciem przekazania Zgłoszenia do M-TT przewidzianego w niniejszej Procedurze nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami Ustawy.

Paragraf 18

  1. Niniejszą Procedurę ustalono po konsultacjach z przedstawicielami osób świadczących pracę w M-TT, wyłonionymi w trybie przyjętym w M-TT.
  2. Procedura wchodzi w życie po upływie co najmniej 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w M-TT w sposób przyjęty w M-TT.
  3. Procedura obowiązuje od 25 września 2024 r.
  4. Proces konsultacji wskazany w ust. 1 oraz termin wejście w życie wskazany w ust. 2 będzie miał zastosowanie dla wprowadzenia zmian do Procedury.

© 2024 All rights reserved. Match-Trade Technologies LLC