Załącznik nr 3 do Wewnętrznej Procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych Match-Trade Technologies Sp. z o.o. (dalej „Procedura”)
Polityka prywatności dla sygnalistów
- Administratorem Pana/i danych osobowych jest Match-Trade Technologies spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (01-211), przy ul. Giełdowej 5, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000749554, REGON: 381348297, NIP: 5272865455 (dalej zwana: „Administratorem”).
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw przysługujących w związku z ich przetwarzaniem można kontaktować się pod adresem: legal@match-trade.com.
- Pana/i dane będą przetwarzane w celu przetwarzania zgłoszenia otrzymanego w związku z Procedurą zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) (dalej „RODO”).
- W ramach procesów zgłoszeń Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych jedynie w zakresie określonym w Procedurze. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane informacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany Procedurą, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie. W przypadku, gdy przesłane informacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu wskazanego w Procedurze nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie.
- Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych wymaganych zgodnie z Procedurą jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa wynikającymi z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów).
- W celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Jeżeli w dokumentach dostarczonych przez Pana/ią zawarte zostaną dane osobowe, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO będą one przetwarzane za Pana/i zgodą (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
- Przetwarzanie danych w celach inne niż powyższe może odbywać się: (i) w oparciu o uzyskanie dodatkowej zgody, (ii) na podstawie obowiązującego prawa, lub (iii) gdy jest to zgodne z celem, w którym dane osobowe zostały pierwotnie zebrane (art. 6 ust. 4 RODO).
- Podanie danych wskazanych w Procedurze jest wymagane celem możliwości weryfikacji zgłoszenia. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danego zgłoszenia. Podanie innych danych jest dobrowolne.
- Przysługuje Panu/i prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, także prawo do przenoszenia tych danych, a także prawo do ich usunięcia. Ma Pan/i prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Ma Pan/i prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, co nie wpływa na legalność przetwarzania, które miało miejsce na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku udzielenia zgody dla kilka celów, ma Pan/i prawo cofnąć zgodę udzielonej w jednym lub kilku celach. Po cofnięciu zgody Pana/i dane zostaną niezwłocznie usunięte z określonej bazy danych.
- Nie będzie podlegał Pan/i decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Pana/i skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.
- Administrator po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- Administrator może przekazywać dane następującym odbiorcom, jeśli jest to niezbędne do realizacji procesu: spółkom z grupy kapitałowej, doradcom, współpracownikom, podmiotom dostarczającym serwer i usługi przechowywania danych, dostawcom oprogramowania wykorzystywanego do obsługi procesu.
- Administrator nie planuje przekazywać danych poza EOG. W przypadku przekazywania danych osobowych do państw trzecich, tj. do odbiorców mających siedzibę poza EOG lub Szwajcarią, w krajach, które według Komisji Europejskiej nie zapewniają wystarczającej ochrony danych (kraje trzecie niezapewniające odpowiedniego poziomu ochrony), Administrator będzie je przekazywać, wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, które obejmują m.in. (i) „Standardowe Klauzule Umowne” UE, (ii) EU-US Data Privacy Framework, (iii) decyzje o adekwatności gdy przekazywanie danych następuje do kraju trzeciego, wobec którego Komisja Europejska stwierdziła na podstawie decyzji, że dane państwo trzecie spełnia odpowiedni poziom ochrony.